Tờ khai hải quan là gì và tại sao đây lại được xem là "giấy thông hành" bắt buộc cho mọi lô hàng xuất nhập khẩu? Trong hoạt động thương mại quốc tế, tờ khai được lập chính xác không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn là yếu tố quyết định tốc độ thông quan, chi phí cũng như sự an toàn của lô hàng. Vì vậy, nếu chưa hiểu cụ thể về loại tờ khai này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây của SNQ Global Logistics.
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan (tiếng Anh là Customs Declaration) là văn bản bắt buộc mà người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đại lý hải quan phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng, từ đó xác định nghĩa vụ thuế và tính hợp pháp của hàng hóa khi đi qua biên giới Việt Nam. Việc lập tờ khai chính xác là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất. Nếu không có tờ khai hợp lệ, toàn bộ hoạt động liên quan đến lô hàng của bạn, từ vận chuyển cho đến thông quan, đều sẽ bị đình trệ.
Nội dung cơ bản của tờ khai hải quan
Để hiểu rõ tờ khai hải quan là gì, bạn cần nắm được nội dung của tờ khai bao gồm những gì, thông tin cụ thể ra sao...Dưới đây là các nhóm thông tin chính mà bạn cần khai báo trên khi làm tờ khai này:
Thông tin chung về lô hàng và doanh nghiệp:
- Số tờ khai: Mã số định danh duy nhất cho mỗi lô hàng.
- Mã loại hình: Mã số quy định mục đích xuất nhập khẩu (ví dụ: kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu).
- Mã chi cục: Mã của cơ quan hải quan sẽ xử lý tờ khai.
- Thông tin chi tiết của người xuất khẩu và người nhập khẩu (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Ngày đăng ký tờ khai.
Thông tin chi tiết về vận tải và kho bãi:
- Số vận đơn
- Thông tin về phương tiện vận chuyển (tên tàu, số chuyến bay).
- Ngày xuất hàng, ngày dự kiến hàng đến.
- Địa điểm lưu kho và địa điểm dỡ hàng.
Thông tin chi tiết về hàng hóa:
- Tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn vị tính.
- Mã HS Code (Mã phân loại hàng hóa): Yếu tố then chốt quyết định chính sách và thuế.
- Giá trị và tiền tệ của hàng hóa trên hóa đơn thương mại.
Thông tin về tài chính và thuế:
- Hóa đơn thương mại và tổng trị giá hóa đơn.
- Hệ thống sẽ tự động tính toán các khoản thuế và lệ phí liên quan (thuế xuất/nhập khẩu, VAT...) dựa trên thông tin hàng hóa, trị giá, mã HS code đã khai báo.
Vai trò của tờ khai hải quan
Vai trò của tờ khai hải quan không chỉ đơn thuần là kê khai, mà là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tự tin hơn khi tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu.
Cơ sở pháp lý và công cụ kiểm soát của nhà nước
Tờ khai hải quan là văn bản pháp lý cốt lõi, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng. Dựa vào đó, các cơ quan chức năng có thể:
- Kiểm soát hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa xuất nhập khẩu không vi phạm pháp luật, ngăn chặn buôn lậu, hàng cấm, vũ khí hoặc các mặt hàng có thể gây hại đến an ninh quốc gia và sức khỏe cộng đồng.
- Bảo vệ môi trường và tiêu chuẩn kỹ thuật: Kiểm tra, đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường hay các tiêu chuẩn kỹ thuật khác trước khi lưu thông trên thị trường.
Nền tảng xác định thuế và nghĩa vụ tài chính
Đây là vai trò trực tiếp nhất của tờ khai hải quan đối với doanh nghiệp. Toàn bộ thông tin được kê khai, từ tên hàng, mã HS code, số lượng, trị giá, sẽ được sử dụng để:
- Tính toán thuế: Xác định chính xác các khoản thuế, phí phải nộp như thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Hỗ trợ hoàn thuế: Là cơ sở để doanh nghiệp được hưởng các chính sách ưu đãi thuế, hoàn thuế khi nhập nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu.
Cung cấp dữ liệu và tối ưu hóa quy trình thông quan
Một tờ khai được lập chính xác và đầy đủ sẽ là chìa khóa để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ:
- Dữ liệu thống kê: Tờ khai là nguồn dữ liệu quan trọng để cơ quan hải quan thu thập, tổng hợp, từ đó hoạch định các chính sách thương mại và phát triển kinh tế vĩ mô.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Một tờ khai chính xác sẽ giúp lô hàng được phân luồng xanh, thông quan nhanh chóng, tránh được những chậm trễ, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có.
Các loại tờ khai hải quan hiện nay
Tờ khai hải quan được chia ra thành nhiều loại khác nhau và mỗi loại sẽ tương ứng với một mục đích xuất nhập khẩu cụ thể. Vì vậy việc chọn sai tờ khai có thể dẫn đến những rủi ro lớn:
- Tờ khai xuất khẩu: Dành cho hàng hóa đưa ra khỏi Việt Nam, bao gồm xuất khẩu kinh doanh, tái xuất, hoặc xuất khẩu theo hợp đồng gia công.
- Tờ khai nhập khẩu: Dùng cho hàng hóa đưa vào Việt Nam, với mục đích tiêu thụ, kinh doanh, gia công hoặc phục vụ đầu tư.
- Tờ khai tạm nhập tái xuất: Sử dụng cho các lô hàng chỉ tạm thời vào Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định (như hàng triển lãm, máy móc thuê mượn) rồi sau đó xuất ra lại.
- Tờ khai xuất nhập khẩu tại chỗ: Áp dụng cho giao dịch giữa các doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng có tính chất xuất nhập khẩu, ví dụ như giao hàng từ doanh nghiệp nội địa cho doanh nghiệp chế xuất, không qua cửa khẩu quốc tế.
- Tờ khai phi mậu dịch: Dành cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh, buôn bán, ví dụ như quà biếu, tặng, hàng viện trợ hoặc hành lý cá nhân.
Cách gửi tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm
Việc khai báo và truyền tờ khai hải quan điện tử là một quy trình then chốt. Nắm vững các bước dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện một cách chính xác, hiệu quả.
Bước 1: Mua chữ ký số, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan
Đây là bước nền tảng, đảm bảo bạn có đầy đủ công cụ và thông tin cần thiết.
Chữ ký số:
Mỗi doanh nghiệp cần có một chữ ký số để xác thực thông tin và truyền tờ khai. Đây là công cụ bắt buộc để kết nối với hệ thống Hải quan.
Chuẩn bị thông tin:
- Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: Tên hàng, mã HS code, số lượng, trị giá. Đặc biệt lưu ý nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành (cần giấy phép, kiểm dịch).
Chuẩn bị chứng từ:
Các chứng từ quan trọng bao gồm Invoice (hóa đơn thương mại), Bill of Lading/Airway Bill (vận đơn), Packing List (phiếu đóng gói) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Bước 2: Đăng ký tài khoản VNACCS
Trước khi khai báo, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin với Tổng cục Hải quan để có tài khoản trên hệ thống:
- Cách đăng ký: Có hai cách phổ biến. Cách dễ dàng và nhanh nhất là liên hệ trực tiếp với bên cung cấp chữ ký số để họ hỗ trợ đăng ký.
- Thông tin tài khoản: Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được các thông tin bao gồm: Mã người sử dụng, mật khẩu, mã thiết bị đầu cuối và Khóa truy cập.
Bước 3: Lên tờ khai
Sử dụng phần mềm khai báo (như ECUS5 VNACCS) để nhập liệu tất cả các thông tin và chứng từ đã chuẩn bị. Dựa trên các chứng từ, bạn sẽ điền thông tin vào các trường tương ứng trên tờ khai điện tử. Bước này đòi hỏi sự chính xác cao để tránh sai sót.
Bước 4: Truyền tờ khai
Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng, bạn tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống hải quan. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra lỗi sơ bộ. Nếu thông tin hợp lệ, tờ khai sẽ được phân thành một trong ba luồng:
- Luồng xanh: Tờ khai được thông quan ngay mà không cần kiểm tra.
- Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ giấy để đối chiếu.
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa.
Bước 5: Đóng dấu thông quan và lấy hàng
Sau khi hoàn thành các yêu cầu của luồng phân loại và nộp thuế đầy đủ, tờ khai sẽ được đóng dấu thông quan. Bạn có thể mang tờ khai này để làm thủ tục nhận hàng.
Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần nhập các dữ liệu từ tờ khai đã thông quan vào phần mềm để lưu trữ và quản lý.
Sự chính xác và chuyên nghiệp trong việc lập tờ khai là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Hy vọng rằng những nội dung mà SNQ Global Logistics chia sẻ đã giúp bạn hiểu hơn về vấn đề tờ khai hải quan là gì, cũng như những vấn đề liên quan.
