Thủ tục hải quan là gì và tại sao việc nắm rõ quy trình này lại là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng? Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng mở rộng, một quy trình thông quan chuyên nghiệp và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính hợp pháp cho mỗi lô hàng. Hiểu rõ về thủ tục hải quan chính là bước đi chiến lược đầu tiên, mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội mà SNQ Global Logistics muốn chia sẻ cùng bạn trong bài viết này.
Thủ tục hải quan là gì?
Theo quy định tại Khoản 23, Điều 4, Luật Hải quan số 54/2014/QH13, thủ tục hải quan được định nghĩa là “các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”
Nói một cách dễ hiểu, thủ tục hải quan bao gồm toàn bộ quy trình kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và kiểm soát thực tế hàng hóa tại cửa khẩu để đảm bảo mỗi lô hàng đều tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, chính sách mặt hàng, an ninh quốc gia. Đây là quá trình liên hoàn từ việc chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, C/O...), tới việc nộp thuế cũng như các nghĩa vụ tài chính liên quan, cho đến khi nhận được sự chấp thuận từ cơ quan hải quan để hàng hóa được phép lưu thông.
Vai trò của thủ tục hải quan
Nhiều người hay xem thủ tục hải quan là một rào cản hành chính cần vượt qua. Tuy nhiên, trên thực tế, vai trò của nó còn lớn hơn rất nhiều, là nền tảng vững chắc cho cả nền kinh tế lẫn sự an toàn của xã hội. Việc hiểu rõ những vai trò này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Bảo vệ an ninh và cộng đồng: Ngăn chặn các loại hàng hóa cấm, vũ khí, chất gây nghiện, sản phẩm kém chất lượng, có hại cho sức khỏe cộng đồng. Đồng thời, kiểm soát hàng hóa có nguy cơ gây hại cho môi trường.
- Tạo nguồn thu ngân sách nhà nước: Xác định và thu đúng các loại thuế, phí hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, góp phần vào nguồn ngân sách quốc gia. Giúp chống lại các hành vi trốn thuế, buôn lậu, đảm bảo sự công bằng.
- Đảm bảo tính minh bạch và công bằng: Thiết lập một sân chơi thương mại quốc tế công bằng, nơi mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ cùng một bộ quy tắc. Giúp bảo vệ các doanh nghiệp hợp pháp khỏi sự cạnh tranh không lành mạnh từ hàng hóa nhập lậu.
- Cung cấp dữ liệu thống kê chính xác: Ghi nhận và thống kê chi tiết về các hoạt động xuất nhập khẩu, từ chủng loại hàng hóa đến kim ngạch. Cung cấp thông tin quan trọng cho các cơ quan quản lý để hoạch định những chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại: Mặc dù là một quy trình kiểm soát, thủ tục hải quan khi được thực hiện hiệu quả sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy thương mại.
Quy trình làm thủ tục hải quan
Để hiểu rõ thủ tục hải quan là gì, các doanh nghiệp cũng cần nắm vững quy trình bắt buộc để hàng hóa được phép xuất/nhập khẩu, bao gồm 5 bước chính:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan. Đây là bước quan trọng nhất, bao gồm việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói và các giấy tờ liên quan khác.
- Bước 2: Khai báo hải quan. Doanh nghiệp hoặc đại lý sẽ khai báo thông tin lô hàng qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai thành luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ giấy) hoặc luồng đỏ (kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế).
- Bước 3: Nộp thuế và phí hải quan. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu cũng như các khoản phí liên quan. Việc này có thể được thực hiện qua ngân hàng hoặc tại các cửa khẩu.
- Bước 4: Kiểm tra và thông quan hàng hóa. Sau khi nộp thuế, tùy vào luồng phân loại, hàng hóa sẽ được kiểm tra. Nếu mọi thứ hợp lệ, hải quan sẽ cấp phép thông quan, doanh nghiệp có thể nhận hàng.
- Bước 5: Lưu trữ hồ sơ. Toàn bộ hồ sơ liên quan cần được lưu trữ cẩn thận trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 5 năm) để phục vụ cho việc kiểm tra sau thông quan.
Hồ sơ thủ tục hải quan bao gồm những gì?
Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt giúp lô hàng của bạn được thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí, cũng như rủi ro không đáng có. Việc nắm vững các loại chứng từ cần thiết không chỉ là tuân thủ quy định, mà còn là bước đầu tiên để bạn làm chủ toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Dưới đây là những giấy tờ mà bạn cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan.
Các chứng từ cơ bản:
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói
- Vận đơn
Các chứng từ bổ sung (tùy thuộc vào loại hàng):
- Giấy phép xuất nhập khẩu chuyên ngành (nếu có)
- Chứng nhận xuất xứ (C/O) để được hưởng ưu đãi thuế quan
- Các giấy tờ kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng…)
(*) Lưu ý từ SNQ Global Logistics: Hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trên chứng từ, đảm bảo sự nhất quán tuyệt đối giữa các loại giấy tờ. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc phải khai sửa, gây tốn kém thời gian cũng như chi phí không đáng có.
Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục hải quan
Việc nắm rõ các lưu ý quan trọng khi làm thủ tục hải quan không chỉ giúp bạn tránh được những lỗi sai cơ bản mà còn tối ưu hóa thời gian, chi phí, đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan suôn sẻ. Và dưới đây là những điều mà bạn không nên bỏ qua.
Hiểu rõ thời gian thông quan theo từng luồng hàng
Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan không cố định mà phụ thuộc vào mức độ kiểm tra của cơ quan hải quan, được phân thành ba luồng chính:
- Luồng xanh: Khoảng 15-30 phút. Đây là những lô hàng được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, thông quan tự động. Thời gian phụ thuộc vào việc khai báo của bạn.
- Luồng vàng: Khoảng 2-4 giờ. Lô hàng này sẽ bị kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy. Thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ của bạn có sai sót hoặc cần bổ sung.
- Luồng đỏ: Khoảng 1-2 ngày hoặc hơn. Hải quan sẽ kiểm tra toàn bộ hồ sơ và thực tế hàng hóa. Thời gian này phụ thuộc vào tính chất hàng hóa (hàng cần kiểm tra chuyên ngành), sự phối hợp của bạn.
(*) Các mốc thời gian trên chỉ là con số ước tính. Thực tế, thời gian thông quan có thể kéo dài hơn do các yếu tố khách quan như tắc nghẽn cảng, thời gian cao điểm hoặc các đợt kiểm tra đột xuất.
Những lỗi sai thường gặp
Một lỗi nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả lớn, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi làm thủ tục hải quan:
- Sai sót về chứng từ và khai báo: Việc khai sai tên hàng, mã HS code, số lượng hoặc thiếu các chứng từ quan trọng như giấy phép, C/O... có thể dẫn đến việc phải khai sửa, gây tốn kém thời gian, chi phí. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng sự thống nhất của mọi chứng từ, sử dụng phần mềm khai báo có tính năng tự động kiểm tra lỗi.
- Không kiểm tra quy định về hàng hóa đặc thù: Lô hàng của bạn có thể bị giữ lại nếu bạn chưa chuẩn bị các giấy phép, chứng nhận chuyên ngành (như kiểm dịch, công bố sản phẩm) cần thiết. Đừng quên tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy phép này trước khi hàng về.
- Thiếu sự phối hợp và chuẩn bị: Không theo dõi sát sao tình trạng tờ khai hoặc không có kế hoạch xử lý khi phát sinh vấn đề sẽ làm kéo dài thời gian thông quan. Việc phối hợp chặt chẽ với đại lý hải quan hoặc nhân sự có kinh nghiệm để xử lý mọi tình huống một cách nhanh chóng.
Nắm rõ thủ tục hải quan là gì bạn sẽ tự tin thông quan. Với sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp lý và kinh nghiệm thực tiễn. SNQ Global Logistics cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp bạn, xử lý mọi yêu cầu về thủ tục hải quan một cách hiệu quả, minh bạch và nhanh chóng.
