Quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu luôn là một thách thức lớn, đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về luật pháp quốc tế và kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo dòng chảy thương mại không bị gián đoạn. Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phức tạp, việc nắm vững các thủ tục hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian. SNQ Global Logistics với nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, sẽ mang đến cho bạn thông tin chuẩn, chuyên sâu về quy trình thông quan ở bài viết bên dưới.
Vì sao cần phải thông quan hàng hóa?
Thông quan hàng hóa được hiểu là toàn bộ quá trình xem xét hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa và hoàn thành các nghĩa vụ thuế quan trước khi một lô hàng được phép di chuyển qua biên giới quốc gia, dù là nhập khẩu vào hay xuất khẩu ra.
Đây là một khâu then chốt, mang tính chất bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào chuỗi cung ứng quốc tế. Ngay sau khi nhà xuất/nhập khẩu hoàn tất việc mở tờ khai hải quan và tờ khai được phân luồng (xanh, vàng, đỏ), các bước tiếp theo như nộp thuế, tiến hành kiểm tra, xác nhận sẽ được thực hiện để lô hàng chính thức được thông quan.
Thực hiện tốt việc thông quan không chỉ là trách nhiệm mà còn là lợi thế chiến lược để doanh nghiệp có thể đảm bảo dòng chảy thương mại thông suốt:
- Đảm bảo tính hợp pháp: Tránh các rủi ro pháp lý, phạt hành chính, hoặc thậm chí là bị tịch thu hàng hóa do vi phạm quy định.
- Tối ưu hóa thời gian và chi phí: Một quy trình thông quan suôn sẻ giúp hàng hóa đến tay đối tác đúng hạn, giảm thiểu chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh, tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Xây dựng uy tín thương hiệu: Việc tuân thủ và thực hiện thông quan nhanh chóng, chính xác góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt đối tác quốc tế.
Quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu
Để đảm bảo lô hàng của bạn xuất khẩu suôn sẻ, đúng pháp luật và hiệu quả về chi phí, việc nắm vững quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu là vô cùng cần thiết. Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có mà còn tối ưu hóa thời gian, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Dưới đây là các bước cốt lõi mà mọi nhà xuất khẩu cần nắm rõ:
Bước 1: Nghiên cứu chính sách hàng hóa và thuế quan xuất khẩu
Trước khi đưa bất kỳ sản phẩm nào ra thị trường quốc tế, việc kiểm tra chính sách về hàng hóa và thuế là bước đi chiến lược. Bạn cần xác định rõ liệu mặt hàng của mình có thuộc diện cấm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện, hay cần giấy phép đặc biệt từ các cơ quan quản lý chuyên ngành hay không.
Đồng thời, việc tìm hiểu về biểu thuế xuất khẩu áp dụng cho từng loại hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp dự trù chi phí chính xác, tránh những phát sinh không mong muốn. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn này sẽ giúp bạn chủ động xử lý mọi vướng mắc, đảm bảo lô hàng được xuất đi một cách nhanh chóng và hợp pháp nhất.
Bước 2: Tập hợp hồ sơ và chứng từ hải quan chuẩn xác
Để tiến hành khai báo và làm thủ tục hải quan xuất khẩu, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác là yếu tố then chốt. Bộ chứng từ này thường bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương: Thể hiện sự thỏa thuận mua bán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu.
- Hóa đơn thương mại: Chi tiết giá trị hàng hóa, phục vụ cho việc tính thuế.
- Phiếu đóng gói: Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, cách đóng gói của từng kiện hàng.
- Vận đơn hoặc Giấy gửi hàng không: Chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc hãng hàng không cấp, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển.
- Thỏa thuận lưu khoang: Xác nhận việc đặt chỗ trên tàu/máy bay.
- Phiếu giao nhận container: Chứng từ xác nhận việc giao nhận container tại cảng/kho.
Ngoài ra, đối với một số mặt hàng đặc thù như nông sản, thực phẩm, dược phẩm, hay thiết bị công nghệ, doanh nghiệp còn phải bổ sung các giấy phép kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận chất lượng, chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc các văn bản pháp lý khác theo quy định của nước nhập khẩu và Việt Nam. Sự thiếu sót dù nhỏ trong bộ hồ sơ cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không đáng có.
Bước 3: Khai báo và truyền tờ khai hải quan điện tử
Khi đã có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo thông tin lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối từ thông tin hàng hóa, trị giá, mã HS code cho đến các dữ liệu về đối tác xuất nhập khẩu.
Sau khi hoàn tất nhập liệu, tờ khai sẽ được truyền (transmit) đến hệ thống hải quan để chờ phân luồng. Việc khai báo đúng và đủ giúp giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa, đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru.
Bước 4: Hoàn thành thủ tục hải quan và chờ phân luồng
Ngay sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống hải quan sẽ tự động tiến hành phân luồng cho lô hàng của bạn. Đây là một bước quan trọng, quyết định tốc độ thông quan:
- Luồng Xanh: Tờ khai được miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai, nộp thuế (nếu có) để hoàn tất. Đây là luồng được ưu tiên, dành cho các doanh nghiệp uy tín, tuân thủ tốt các quy định hải quan.
- Luồng Vàng: Tờ khai cần được kiểm tra chi tiết hồ sơ. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai với các chứng từ gốc. Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu sót, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung hoặc điều chỉnh.
- Luồng Đỏ: Tờ khai bị kiểm tra cả hồ sơ lẫn kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là luồng nghiêm ngặt nhất, thường áp dụng cho hàng hóa có rủi ro cao hoặc doanh nghiệp có lịch sử chưa tốt. Quá trình kiểm tra thực tế có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai hải quan
Đây là bước cuối cùng và cũng là mục tiêu của toàn bộ quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu. Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra, hàng hóa đã được thông qua (đối với luồng vàng, đỏ), các nghĩa vụ thuế (nếu có) đã được hoàn thành, cơ quan hải quan sẽ xác nhận lô hàng đã được thông quan.
Lúc này, tờ khai hải quan sẽ được "thanh lý", cho phép hàng hóa chính thức rời khỏi cảng/sân bay và tiếp tục hành trình đến điểm đến cuối cùng. Việc thanh lý tờ khai là dấu hiệu cho thấy mọi thủ tục đã hoàn tất hợp lệ, đảm bảo tính pháp lý cho chuyến hàng.
Chi phí thông quan hàng hóa xuất khẩu
Chi phí cũng là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu diễn ra thuận lợi. Các khoản chi này thường được chia làm ba nhóm chính, mỗi loại đều có vai trò riêng biệt:
- Lệ phí làm thủ tục hải quan: Đây là khoản phí hành chính bắt buộc, được nộp trực tiếp cho Cơ quan Hải quan theo quy định pháp luật. Chi phí này đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ và không phụ thuộc vào giá trị lô hàng.
- Chi phí kiểm tra hải quan: Khoản này phát sinh tùy thuộc vào việc lô hàng bị phân vào luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hay luồng đỏ (kiểm tra thực tế). Các chi phí điển hình bao gồm bốc xếp, lưu kho, soi chiếu, hoặc giám định, thường tăng lên đáng kể nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ.
- Thuế liên quan đến xuất khẩu: Dù phần lớn hàng hóa xuất khẩu được miễn thuế (thuế suất 0%), một số mặt hàng đặc thù (như khoáng sản, tài nguyên) vẫn phải chịu thuế xuất khẩu. Mức thuế phụ thuộc vào mã HS Code, giá trị hàng hóa, và các hiệp định thương mại (FTA). Việc hiểu rõ khoản này giúp doanh nghiệp dự phòng tài chính và tối ưu lợi nhuận.
Quy định về thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu
Chính phủ Việt Nam luôn nỗ lực cải thiện môi trường kinh doanh, trong đó có việc rút ngắn thời gian thông quan. Các mục tiêu này được cụ thể hóa trong các nghị quyết quan trọng, tiêu biểu như Nghị quyết số 19/NQ-CP và các nghị quyết tương tự về cải thiện môi trường kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia được ban hành hàng năm (ví dụ Nghị quyết số 02/NQ-CP).
- Thời gian thông quan qua biên giới (đối với hàng xuất khẩu): Mục tiêu đặt ra là rút ngắn xuống dưới 60 giờ. Đây là tổng thời gian từ khi doanh nghiệp bắt đầu khai báo tờ khai hải quan cho đến khi hàng hóa hoàn tất mọi thủ tục và được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam, bao gồm cả thời gian xử lý của các cơ quan kiểm tra chuyên ngành khác (nếu có).
- Thời gian xử lý của riêng cơ quan Hải quan (tối đa theo luật): Căn cứ theo Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn chi tiết, thời gian tối đa để cơ quan Hải quan hoàn thành thủ tục đối với lô hàng xuất khẩu là 08 giờ làm việc. Tuy nhiên, trong những trường hợp cần kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc cần tham vấn, thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không quá 02 ngày làm việc (48 giờ) kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc tối ưu hóa quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu chính là chìa khóa để nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường. SNQ Global Logistics tự hào là đối tác đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp, không chỉ cung cấp dịch vụ logistics mà còn là một phần của chiến lược phát triển bền vững của bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn, đưa ra những giải pháp thiết thực nhất, giúp mỗi lô hàng của bạn đến đích an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.
