Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu không chỉ là một loạt các thủ tục giấy tờ, mà là chuỗi mắt xích then chốt đảm bảo lô hàng của bạn được hợp pháp đưa vào thị trường nội địa. Để mỗi sản phẩm nhập khẩu về Việt Nam đều diễn ra suôn sẻ, đúng luật và tối ưu về thời gian, việc nắm vững từng bước của quy trình này là điều không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tại SNQ Global Logistics, chúng tôi nhận thấy sự cần thiết của việc minh bạch hóa từng giai đoạn, giúp bạn tự tin kiểm soát và đưa hàng về kho một cách hiệu quả nhất.
Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu
Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu là một chuỗi các bước phức tạp, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến hoàn tất nghĩa vụ thuế... mỗi bước đều đòi hỏi sự chính xác và am hiểu sâu sắc. Dưới đây là lộ trình chi tiết giúp bạn tự tin đưa hàng về kho một cách nhanh chóng, hợp pháp:
Bước 1: Xác định chính sách và điều kiện nhập khẩu của từng loại hàng hóa
Trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động nhập khẩu nào, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ loại hàng hóa bạn định nhập khẩu, các chính sách quản lý đi kèm.
- Hàng hóa thông thường: Đối với các mặt hàng không thuộc diện quản lý đặc biệt, thủ tục sẽ tương đối đơn giản.
- Hàng hóa đặc thù hoặc có điều kiện: Nếu sản phẩm của bạn thuộc nhóm này (ví dụ: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng, hàng hóa cần kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm...), bạn bắt buộc phải tiến hành các thủ tục như công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng nhà nước hoặc xin giấy phép chuyên ngành (giấy phép nhập khẩu) trước khi hàng hóa cập bến cảng hoặc sân bay. Việc chậm trễ hoặc bỏ qua bước này có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ và thậm chí là bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy. Đây là một rủi ro cực lớn mà mọi doanh nghiệp nhập khẩu cần đặc biệt lưu ý.
Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ hàng hóa
Để cánh cửa hải quan rộng mở cho lô hàng nhập khẩu của bạn, việc chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ hoàn chỉnh và chính xác là bước không thể bỏ qua. Đây chính là "tấm vé thông hành" giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh mọi rủi ro và chậm trễ không đáng có. Dưới đây là những chứng từ thiết yếu mà mọi doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng:
- Hợp đồng mua bán quốc tế: Văn bản pháp lý nền tảng, ghi rõ các điều khoản giao dịch, giá trị hàng hóa và điều kiện Incoterms được thỏa thuận giữa các bên. Đây là căn cứ để xác định nghĩa vụ, quyền lợi.
- Hóa đơn thương mại: Chứng từ quan trọng về giá trị lô hàng, dùng để tính toán các khoản thuế và lệ phí phát sinh. Đảm bảo thông tin trên hóa đơn trùng khớp tuyệt đối với thực tế giao dịch.
- Danh mục hàng hóa: Cung cấp cái nhìn tổng quan về cách đóng gói, số lượng, trọng lượng tịnh và tổng của từng kiện hàng. Sự minh bạch trong danh mục này giúp hải quan dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Vận đơn hoặc Giấy gửi hàng không: Là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và quyền sở hữu hàng hóa. Chứng từ này do đơn vị vận tải phát hành, vô cùng cần thiết để nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.
- Chứng nhận xuất xứ: Một tài liệu mang tính chiến lược, xác nhận nguồn gốc của hàng hóa. Sở hữu C/O hợp lệ có thể giúp doanh nghiệp bạn hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt hoặc thậm chí là 0% theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên.
- Các giấy tờ đặc thù khác (nếu có): Tùy thuộc vào bản chất của mặt hàng, bạn có thể cần bổ sung thêm: Chứng nhận chất lượng (CQ), Chứng nhận phân tích (CA), các loại Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, Giấy kiểm dịch thực vật/động vật, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v. Việc thiếu sót những giấy tờ này là nguyên nhân phổ biến gây tắc nghẽn thông quan.
Bước 3: Khai báo tờ khai hải quan điện tử và truyền đi
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển hoặc forwarder (thông báo hàng đã đến cảng/sân bay hoặc sắp đến), doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ tiến hành khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
- Quy trình: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về lô hàng (mã HS, trị giá, số lượng, loại hình nhập khẩu, thông tin người gửi/nhận, v.v.) dựa trên bộ chứng từ đã chuẩn bị ở Bước 2.
- Truyền tờ khai: Sau khi hoàn tất, tờ khai sẽ được truyền đi. Hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai nếu thông tin đầy đủ, hợp lệ và không có lỗi logic. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tương tác chính thức với cơ quan hải quan.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng tại hãng tàu/hãng hàng không
Để có thể làm thủ tục lấy hàng tại cảng/kho, doanh nghiệp cần đến hãng tàu, hãng hàng không hoặc đại lý của họ để lấy lệnh giao hàng. Để làm thủ tục này, bạn cần chuẩn bị:
- Bản sao CMND/CCCD của người đi lấy lệnh.
- Bản gốc và bản sao vận đơn có đóng dấu của doanh nghiệp.
- Giấy giới thiệu (nếu người đi lấy không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan và chờ phân luồng
Sau khi tờ khai hải quan đã được truyền đi, hệ thống sẽ tự động phân luồng cho lô hàng của bạn dựa trên cơ sở quản lý rủi ro. Việc chuẩn bị bộ hồ sơ giấy (đã có ở Bước 2) là cần thiết cho các luồng:
- Luồng Xanh: Tờ khai được hệ thống chấp nhận tự động, không cần kiểm tra hồ sơ giấy hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và đi đóng thuế (nếu có) để hoàn tất thủ tục. Đây là luồng ưu tiên, giúp thông quan cực kỳ nhanh chóng.
- Luồng Vàng: Yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai điện tử với bộ chứng từ gốc mà doanh nghiệp nộp. Nếu có sai sót hoặc cần bổ sung, bạn sẽ phải chỉnh sửa.
- Luồng Đỏ: Nguy hiểm nhất, đòi hỏi kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Điều này có thể bao gồm việc mở container, bốc dỡ hàng hóa để kiểm tra trực quan hoặc soi chiếu bằng thiết bị chuyên dụng. Luồng đỏ thường kéo dài thời gian thông quan và phát sinh thêm chi phí.
Bước 6: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và các thủ tục hải quan khác
Khi tờ khai đã được phân luồng và mọi yêu cầu kiểm tra (nếu có) đã hoàn tất, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thuế và các thủ tục cuối cùng.
- Nộp thuế: Các loại thuế chính mà doanh nghiệp nhập khẩu thường phải nộp bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế nhập khẩu. Ngoài ra, tùy vào loại hàng hóa, bạn có thể phải nộp thêm thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) (ví dụ: rượu, bia, ô tô...) và thuế bảo vệ môi trường (ví dụ: xăng, dầu, túi ni lông...). Việc tính toán chính xác và thanh toán đúng hạn là bắt buộc.
- Thủ tục cuối cùng: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và hải quan chấp nhận kết quả kiểm tra (đối với luồng vàng, đỏ), tờ khai sẽ được "thông quan" và "thanh lý". Lúc này, hàng hóa chính thức được phép rời khỏi khu vực cảng/sân bay.
Bước 7: Vận chuyển hàng hóa về kho và bảo quản
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục hải quan và nhận được lệnh cấp hàng, doanh nghiệp có thể tiến hành vận chuyển lô hàng từ cảng/sân bay về kho bãi của mình.
- Tổ chức vận tải: Thuê xe tải hoặc các phương tiện vận chuyển phù hợp để đưa hàng về.
- Bảo quản: Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và bảo quản đúng cách tại kho để giữ gìn chất lượng sản phẩm.
Chi phí thông quan hàng hóa nhập khẩu
Để quản lý hiệu quả hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp cần hiểu rõ các khoản mục chi phí thông quan hàng hóa nhập khẩu chính. Đây là những khoản tiền thiết yếu cấu thành nên tổng chi phí đưa hàng về kho:
- Thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan: Thường là khoản lớn nhất, bao gồm thuế nhập khẩu thông thường, VAT và có thể có thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế bảo vệ môi trường. Đặc biệt, việc có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ có thể giúp hưởng ưu đãi thuế (thậm chí 0%).
- Lệ phí và chi phí dịch vụ hải quan: Gồm lệ phí hải quan (phí hành chính nộp nhà nước) và phí dịch vụ thông quan (nếu thuê đại lý hải quan thực hiện thủ tục).
- Chi phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Áp dụng cho hàng hóa đặc thù, bao gồm phí kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hoặc công bố hợp quy/hợp chuẩn.
- Chi phí phát sinh tại cảng/sân bay và vận chuyển nội địa: Các khoản như phí lưu kho, lưu bãi, lưu container (nếu thông quan chậm), phí nâng hạ, và chi phí vận chuyển hàng về kho.
Quy định về thời gian thông quan hàng hóa nhập khẩu
Thời gian thông quan hàng hóa nhập khẩu là tổng khoảng thời gian từ khi tờ khai hải quan được đăng ký đến khi lô hàng được phép di chuyển ra khỏi khu vực giám sát hải quan. Mục tiêu của Chính phủ Việt Nam, thể hiện qua các nghị quyết quan trọng như Nghị quyết số 19/NQ-CP (đã có hiệu lực từ các năm trước đó, gần nhất là Nghị quyết số 02/NQ-CP hàng năm về cải thiện môi trường kinh doanh), là rút ngắn đáng kể thời gian này nhằm thúc đẩy thương mại và năng lực cạnh tranh.
- Thời gian thông quan qua biên giới (mục tiêu cải cách hành chính): Các mục tiêu đặt ra cho thời gian thông quan qua biên giới đối với hàng hóa nhập khẩu là dưới 80 giờ. Con số này đại diện cho tổng thời gian cần thiết để một lô hàng hoàn tất mọi thủ tục từ khi khai báo đến khi được phép đưa ra khỏi khu vực cảng/cửa khẩu, bao gồm cả thời gian xử lý của các cơ quan kiểm tra chuyên ngành liên quan (nếu có).
- Thời gian xử lý của cơ quan Hải quan (tối đa theo luật): Theo Luật Hải quan cũng như các văn bản hướng dẫn, thời gian tối đa để cơ quan Hải quan hoàn thành các thủ tục đối với hàng hóa nhập khẩu là 02 ngày làm việc (48 giờ) kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với một số trường hợp đặc biệt như kiểm tra chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng phải có thông báo và căn cứ rõ ràng.
Lưu ý quan trọng để thông quan hàng hóa nhập khẩu hiệu quả
Để quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu diễn sẻ và tối ưu, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Nắm chắc chính sách mặt hàng: Trước khi nhập, bạn phải tìm hiểu kỹ các yêu cầu pháp lý như giấy phép, công bố hợp quy/hợp chuẩn trước khi hàng về cảng, đặc biệt với hàng hóa có điều kiện. Xác định đúng mã HS Code cũng cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng đến thuế và chính sách quản lý, giúp tránh rủi ro truy thu thuế hoặc tắc nghẽn hàng.
- Chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ và chính xác: Đảm bảo mọi thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, Packing List, vận đơn, và đặc biệt là giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phải khớp 100%. C/O hợp lệ giúp bạn hưởng ưu đãi thuế từ các FTA.
- Khai báo hải quan tỉ mỉ: Khai báo chính xác mã loại hình, trị giá và mô tả hàng hóa trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS là chìa khóa để tránh sai sót, giảm nguy cơ bị phân luồng đỏ.
- Quản lý thời gian và chi phí phát sinh: Luôn cảnh giác với các khoản phí như lưu kho, lưu bãi và lưu container nếu hàng bị giữ quá thời gian miễn phí. Hãy chủ động liên hệ hải quan hoặc đại lý ngay khi có phát sinh để giải quyết kịp thời, tránh kéo dài chi phí.
Hy vọng rằng việc đi sâu vào từng bước của quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu đã mang đến cái nhìn chi tiết và thiết thực cho bạn. Việc nhập khẩu thành công một lô hàng không chỉ nằm ở việc vận chuyển, mà còn ở khả năng xử lý nhanh chóng, chính xác các thủ tục hải quan phức tạp. SNQ Global Logistics cam kết là đối tác đáng tin cậy, luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bạn vượt qua mọi rào cản hành chính, đảm bảo mọi lô hàng nhập khẩu đều được thông quan một cách hiệu quả nhất.
