Lưu kho là gì? Đây là hoạt động mang tính huyết mạch kết nối sản xuất và tiêu thụ, đóng vai trò là nền tảng trong việc cân bằng cung cầu cũng như kiểm soát chất lượng hàng hóa trên thị trường. Với tầm quan trọng đó, việc hiểu rõ các tiêu chuẩn, quy trình lưu kho hiệu quả là kiến thức cốt lõi mà mọi nhà quản lý chuỗi cung ứng cần nắm vững. SNQ Global Logistics, với kinh nghiệm sâu rộng về logistics toàn cầu, sẵn sàng chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về khâu lưu kho này.
Lưu kho là gì?
Lưu kho là quá trình quản lý có hệ thống các hoạt động tiếp nhận, lưu trữ an toàn, bảo quản, kiểm soát hàng tồn kho và chuẩn bị hàng hóa để phân phối.
Vượt lên ý nghĩa đơn thuần là nơi cất giữ tài sản vật chất, lưu kho mang tính chiến lược trong chuỗi cung ứng, khi tạo ra một điểm đệm giúp doanh nghiệp chủ động cân bằng cung cầu, giảm thiểu rủi ro gián đoạn và tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua các dịch vụ gia tăng giá trị trước khi hàng hóa được đưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Tại sao nên dùng dịch vụ lưu kho hàng hóa?
Việc sử dụng dịch vụ lưu kho hàng hóa chuyên nghiệp không còn là một chi phí vận hành đơn thuần mà đã trở thành quyết định chiến lược quan trọng, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là những lý do cốt lõi giải thích tại sao các công ty hiện đại lựa chọn thuê ngoài hoạt động này:
- Tối ưu hóa chi phí và vốn đầu tư (TCO): Thay vì bỏ ra một khoản vốn lớn để xây dựng, bảo trì kho bãi, mua sắm thiết bị chuyên dụng và trả lương nhân sự quản lý, doanh nghiệp có thể chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí điện, nước, bảo hiểm và nhân công quản lý kho bãi.
- Đảm bảo an toàn và kiểm soát chất lượng tiêu chuẩn: Các nhà cung cấp dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và an ninh 24/7. Điều này đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong điều kiện lý tưởng, giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng, thất thoát hoặc lỗi thời.
- Tăng cường khả năng linh hoạt và mở rộng: Dịch vụ lưu kho cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp không gian lưu trữ theo nhu cầu thực tế của thị trường (ví dụ: mùa cao điểm, chiến dịch khuyến mãi). Sự linh hoạt này là vô giá, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng mà không bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê dài hạn tốn kém.
- Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Khi giao phó các quy trình phức tạp như quản lý tồn kho, đóng gói và xử lý đơn hàng cho bên thứ ba (3PL), doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ nguồn lực vào các hoạt động tạo ra doanh thu trực tiếp như phát triển sản phẩm, marketing và bán hàng.
Tổng hợp các dịch vụ lưu kho phổ biến hiện nay
Hoạt động lưu kho đã phát triển thành một hệ sinh thái dịch vụ đa dạng, cung cấp các giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa các khâu của chuỗi cung ứng. Việc hiểu rõ chức năng và đối tượng áp dụng của từng loại hình kho bãi là yếu tố quan trọng cho mọi quyết định chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệm bạn trả lời chính xác câu hỏi lưu kho là gì trong bối cảnh logistics hiện đại.
Kho công cộng
Kho công cộng là loại hình kho bãi do bên thứ ba hoặc tổ chức chuyên nghiệp xây dựng và quản lý, đặc trưng bởi việc chia sẻ không gian và nguồn lực giữa nhiều khách hàng cùng một lúc. Loại hình này cung cấp giải pháp lưu trữ cực kỳ linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thuê không gian theo nhu cầu (theo pallet, theo mét vuông) và dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các công ty có nhu cầu lưu trữ biến động mạnh theo mùa vụ, giúp họ chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi.
Kho riêng
Kho riêng là kho bãi thuộc quyền sở hữu hoặc thuê độc quyền của một công ty hoặc tập đoàn duy nhất, được xây dựng và vận hành nhằm mục đích lưu trữ hàng hóa riêng của họ. Ưu điểm nổi bật của mô hình này là khả năng cho phép doanh nghiệp kiểm soát tuyệt đối về quy trình vận hành, tiêu chuẩn an ninh, chất lượng bảo quản, có thể tích hợp sâu hệ thống quản lý kho nội bộ. Kho riêng thường phù hợp với các công ty có khối lượng hàng hóa lớn, ổn định, đòi hỏi tốc độ xử lý đơn hàng cực nhanh để rút ngắn thời gian giao hàng đến người tiêu dùng.
Kho hợp đồng
Kho hợp đồng là một hình thức thuê ngoài dịch vụ kho bãi, trong đó nhà cung cấp cam kết cung cấp giải pháp lưu kho và đội ngũ nhân lực chuyên biệt cho một khách hàng duy nhất theo hợp đồng dài hạn (thường từ 3 năm trở lên). Đặc điểm cốt lõi của kho hợp đồng là khả năng cá nhân hóa hệ thống cùng quy trình theo yêu cầu kỹ thuật phức tạp của sản phẩm (ví dụ: kho lạnh bảo quản vắc-xin, kho dược phẩm), từ đó mang lại hiệu quả chi phí, vận hành ổn định hơn so với kho công cộng.
Kho trung chuyển
Kho trung chuyển là các cơ sở được xây dựng tại các vị trí chiến lược, gần các điểm giao thông huyết mạch, đóng vai trò là điểm trung gian để phân loại và luân chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng. Chức năng cốt lõi của loại hình kho này là tối ưu hóa tốc độ vận chuyển: hàng hóa thường chỉ lưu trữ trong thời gian rất ngắn (thường dưới 24 giờ), mục đích chính là chuyển giao trực tiếp từ phương tiện vận tải đầu vào sang phương tiện vận tải đầu ra để phân phối đến điểm đến cuối cùng, giảm thiểu chi phí lưu trữ dài hạn.
Kho ngoại quan
Kho ngoại quan là khu vực kho bãi được thành lập tại Việt Nam, dành riêng để lưu giữ tạm thời hàng hóa xuất - nhập khẩu chưa nộp thuế hoặc chưa hoàn thành thủ tục hải quan. Kho này hoạt động dưới sự giám sát chặt chẽ của cơ quan Hải quan. Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp hoãn nộp thuế và có thời gian thực hiện các hoạt động gia tăng giá trị (như đóng gói, chia tách, dán nhãn) trước khi quyết định tái xuất hoặc nhập khẩu chính thức, tạo sự linh hoạt lớn trong thương mại quốc tế.
Kho tự động và thông minh
Kho tự động và thông minh là loại hình kho bãi tiên tiến nhất, ứng dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động, robot di động và phần mềm quản lý kho. Mục tiêu chính là tối ưu hóa tốc độ vận hành, tăng mật độ lưu trữ trên cùng một diện tích, loại bỏ sai sót của con người, giúp giảm đáng kể chi phí nhân công cũng như thời gian xử lý đơn hàng, đặc biệt quan trọng đối với ngành thương mại điện tử.
Quy trình lưu kho hàng hóa tiêu chuẩn
Quy trình lưu kho hàng hóa là một chuỗi các bước được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Việc tuân thủ quy trình này là điều quan trọng giúp tối ưu hóa không gian, giảm thiểu rủi ro thất thoát cũng như nâng cao hiệu suất làm việc.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chất lượng
Hàng hóa được tiếp nhận tại khu vực nhập hàng. Nhân viên tiến hành kiểm tra số lượng thực tế so với chứng từ liên quan (phiếu giao hàng, đơn đặt hàng) và thực hiện kiểm tra chất lượng sơ bộ về tình trạng bao bì, hư hỏng, hoặc các yêu cầu bảo quản đặc biệt (ví dụ: nhiệt độ, độ ẩm). Sau khi kiểm tra, nhân viên sẽ cập nhật ngay lập tức trạng thái "Đã nhận" vào hệ thống quản lý kho để xác nhận quyền sở hữu, trách nhiệm.
Bước 2: Phân loại và dán nhãn định danh
Ở bước này, hàng hóa được phân loại dựa trên các tiêu chí chiến lược như: tần suất xuất/nhập (phương pháp A-B-C), yêu cầu bảo quản, hoặc thời gian lưu trữ (ví dụ: hàng hóa hết hạn sớm cần xuất trước). Sau đó, hàng hóa sẽ được gán mã định danh sản phẩm, các nhãn định danh vị trí. Đây là bước quan trọng giúp hệ thống quản lý kho có thể theo dõi chính xác vòng đời của sản phẩm trong kho.
Bước 3: Đưa hàng vào vị trí lưu trữ
Dựa trên dữ liệu phân loại ở Bước 2, quản lý kho áp dụng các chiến lược lưu trữ phù hợp để tối ưu hóa không gian cũng như tốc độ truy xuất. Hàng hóa được vận chuyển bằng các thiết bị chuyên dụng (xe nâng, xe đẩy) để đưa vào các vị trí đã định sẵn như: kệ cao, khu vực sàn, hoặc kho lạnh. Nhân viên sẽ quét mã vị trí, mã hàng hóa để xác nhận vị trí lưu trữ cuối cùng trên hệ thống, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác theo thời gian thực.
Bước 4: Kiểm soát và bảo quản
Bước cuối cùng là duy trì tính toàn vẹn của hàng hóa. Nhân viên kho cần thường xuyên kiểm soát các điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm) theo yêu cầu kỹ thuật. Song song đó, tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê ngẫu nhiên để đối chiếu số liệu vật lý với số liệu hệ thống. Mục tiêu là phát hiện và xử lý sớm các sai lệch về tồn kho, đồng thời thực hiện các biện pháp an toàn như phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc.
Các loại chi phí lưu kho hàng hóa
Chi phí lưu kho là gì? Đây là tổng hợp các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để lưu trữ, bảo quản và duy trì hàng tồn kho chưa được bán. Việc tính toán chính xác chi phí này là nền tảng để tối ưu hóa quy mô đặt hàng và chiến lược kinh doanh. Theo nghiệp vụ kế toán và logistics, chi phí lưu kho được phân loại thành bốn thành phần cốt lõi như sau.
1. Chi phí vốn
Đây là thành phần chi phí lớn nhất và thường bị bỏ qua. Chi phí vốn là chi phí cơ hội phát sinh từ việc vốn bị ràng buộc vào hàng tồn kho thay vì được đầu tư vào các tài sản sinh lợi khác. Thành phần này bao gồm lãi vay ngân hàng (nếu hàng hóa được mua bằng vốn vay) và chi phí cơ hội của nguồn vốn chủ sở hữu bị "đóng băng" trong hàng tồn kho. Chi phí vốn thường được tính bằng tỷ lệ phần trăm (khoảng 5% – 20%) nhân với tổng giá trị tiền hàng tồn kho đang lưu trữ.
2. Chi phí không gian lưu trữ
Đây là các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến việc sở hữu hoặc thuê mướn cơ sở vật chất để lưu trữ hàng hóa. Chi phí này được chia thành hai nhóm: chi phí cố định bao gồm khấu hao, tiền thuê kho bãi, thuế bất động sản và bảo hiểm cơ sở vật chất; chi phí biến đổi gồm chi phí vận hành hàng ngày như điện năng (chiếu sáng, hệ thống điều hòa/kho lạnh), nước; chi phí bảo trì thiết bị lưu trữ (xe nâng, giá kệ).
3. Chi phí dịch vụ hàng tồn kho
Đây là các chi phí phát sinh để đảm bảo hàng tồn kho được quản lý và bảo vệ hợp pháp, kỹ thuật. Thành phần này bao gồm thuế hàng tồn kho, phí bảo hiểm hàng hóa và chi phí đầu tư cho công nghệ quản lý kho (phần mềm, hệ thống quét mã). Chi phí dịch vụ cũng bao gồm lương của đội ngũ quản lý kho trực tiếp, các chi phí liên quan đến việc duy trì các dịch vụ an ninh.
4. Chi phí rủi ro hàng tồn kho
Đây là khoản chi phí tiềm ẩn, phản ánh những tổn thất không thể tránh khỏi do việc lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài. Các thành phần chính của chi phí rủi ro bao gồm: hao hụt/mất mát (do trộm cắp, hư hỏng trong quá trình vận chuyển nội bộ), lỗi thời (hàng hóa mất giá trị do lỗi mốt, thay đổi công nghệ hoặc sắp hết hạn sử dụng), hư hỏng (giảm chất lượng do điều kiện bảo quản không lý tưởng hoặc thiên tai).
Công thức tính chi phí lưu kho
Sau khi xác định bốn thành phần trên, tổng chi phí lưu kho được tính như sau:
Tổng chi phí lưu kho = chi phí vốn + chi phí không gian + chi phí dịch vụ + chi phí rủi ro
Tỷ lệ phần trăm chi phí lưu kho
Đây là chỉ số quan trọng để so sánh hiệu suất quản lý tồn kho với giá trị hàng tồn. Tỷ lệ này thường dao động từ 15% đến 40% tổng giá trị hàng tồn.
Tỷ lệ chi phí lưu kho (%) = (tổng chi phí lưu kho / tổng giá trị hàng tồn kho) x 100
Tóm lại, nắm vững định nghĩa lưu kho là gì cũng như những yếu tố liên quan đến khâu này, sẽ giúp doanh nghiệp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa vận tải, thủ tục hải quan và khâu lưu trữ hàng hóa, đừng quyên truy cập website của SNQ Global Logistics thường xuyên, hoặc liên hệ ngay đến số 02866857999 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
