Luồng đỏ hải quan là gì? - Đây là câu hỏi thường trực của hầu hết các doanh nghiệp tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu, đặc biệt là những doanh nghiệp mới. Bởi một khi tờ khai rơi vào diện này, toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn sẽ bị đình trệ nghiêm trọng. Việc kiểm tra thực tế hàng hóa mang lại rủi ro rất lớn về chi phí và thời gian. Chính vì vậy SNQ Global Logistics sẽ giúp bạn phân tích rõ cơ chế này, để từ đó trang bị thêm nhiều kiến thức hữu ích giúp hạn chế rủi ro.
Luồng đỏ hải quan là gì?
Để hiểu rõ tầm quan trọng và mức độ rủi ro của luồng đỏ hải quan là gì đối với hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta cần đi sâu vào việc làm rõ khái niệm cốt lõi và mục đích chiến lược của cơ chế kiểm soát nghiêm ngặt này.
Khái niệm
Luồng đỏ là cấp độ kiểm soát chặt chẽ nhất trong hệ thống phân luồng tờ khai tự động của cơ quan hải quan Việt Nam (VNACCS/VCIS). Đây là trạng thái tờ khai phản ánh rủi ro tuân thủ pháp luật cao nhất, yêu cầu cơ quan hải quan phải thực hiện đồng thời kiểm tra chi tiết hồ sơ chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Luồng đỏ là cơ chế nghiệp vụ nhằm ngăn chặn gian lận thương mại, buôn lậu và đảm bảo an ninh quốc gia, dẫn đến việc lô hàng bị trì hoãn thông quan đáng kể cũng như phát sinh chi phí lớn cho doanh nghiệp.
Mục đích
Mục đích chính của việc phân luồng đỏ không phải là gây khó khăn cho doanh nghiệp, mà là một cơ chế quản lý rủi ro thiết yếu, phục vụ cho các mục tiêu chiến lược sau:
- Ngăn ngừa và chống gian lận thương mại: Đây là mục đích cốt lõi. Luồng đỏ nhằm phát hiện và ngăn chặn các hành vi cố ý vi phạm nghiêm trọng như buôn lậu, khai sai chủng loại, số lượng, hoặc khai man Mã HS và trị giá tính thuế nhằm trốn thuế hoặc đưa hàng cấm vào lãnh thổ.
- Bảo vệ an ninh và chính sách quốc gia: Kiểm tra thực tế giúp kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng có nguy cơ gây hại cho sức khỏe cộng đồng, môi trường, hoặc an ninh quốc gia (ví dụ: vũ khí, hóa chất độc hại, phế liệu không đủ tiêu chuẩn nhập khẩu).
- Đảm bảo tính chính xác dữ liệu: Buộc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cao nhất về tính chính xác của khai báo. Qua đó, hải quan xây dựng được cơ sở dữ liệu tuân thủ vững chắc và điều chỉnh các thuật toán đánh giá rủi ro cho các lô hàng tương lai.
Phân loại
Khác biệt hoàn toàn so với luồng xanh (miễn kiểm tra) và luồng vàng (chỉ kiểm tra hồ sơ), luồng đỏ yêu cầu cơ quan hải quan phải thực hiện đồng thời hai biện pháp kiểm tra cốt lõi theo quy định hiện hành.
Kiểm tra hồ sơ chứng từ chi tiết
Trong quy trình luồng đỏ, công tác kiểm tra hồ sơ chứng từ là một quy trình rà soát chuyên sâu và toàn diện nhằm xác định tính hợp pháp, tính chính xác và sự đồng bộ của mọi tài liệu liên quan đến lô hàng so với dữ liệu khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành đối chiếu chéo dữ liệu giữa các chứng từ gốc như hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, vận đơn và các chứng từ phụ trợ khác để tìm kiếm bất kỳ sự sai khác nào về số lượng, đơn giá, tổng trị giá hay mô tả hàng hóa.
Trọng tâm kiểm tra đặc biệt rơi vào việc xác minh trị giá hải quan, so sánh giá khai báo với cơ sở dữ liệu giá tham chiếu để phát hiện nguy cơ Under-valuation (khai thấp giá) nhằm trốn thuế. Đồng thời, tính chính xác của Mã HS cũng được rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo thuế suất và chính sách quản lý (ví dụ: hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép chuyên ngành) được áp dụng đúng quy định pháp luật.
Việc kiểm tra còn bao gồm rà soát tính hợp lệ của giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để xác định điều kiện hưởng ưu đãi thuế. Tóm lại, đây là một quá trình thẩm định hồ sơ nghiêm ngặt, đòi hỏi doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ minh bạch, có căn cứ và logic để vượt qua rào cản kiểm tra, tránh nguy cơ bị truy thu thuế hoặc xử lý vi phạm hành chính.
Kiểm tra thực tế hàng hóa (Kiểm hóa)
Dựa trên Luật Hải quan 2014 và các nghị định hướng dẫn, mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa tại luồng đỏ được phân thành ba cấp độ chính, tùy thuộc vào lịch sử tuân thủ và mức độ rủi ro của lô hàng:
Kiểm tra không quá 5% lô hàng
Thường được áp dụng cho các lô hàng đã bị phân vào diện luồng đỏ nhưng có mức độ rủi ro tương đối thấp, chủ yếu nhằm mục đích đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng. Nếu sau khi kiểm tra 5% mà không phát hiện dấu hiệu sai phạm, việc kiểm tra sẽ kết thúc. Ngược lại, nếu có bất kỳ vi phạm nào được phát hiện, cán bộ hải quan sẽ ngay lập tức mở rộng phạm vi kiểm tra để xác định rõ mức độ và tính chất của hành vi vi phạm.
Kiểm tra 10% lô hàng
Trường hợp này thường dành cho các lô hàng mà cơ quan hải quan, thông qua các biện pháp phân tích thông tin, đã phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm tiềm ẩn hoặc rủi ro, mặc dù hàng hóa đó chưa thuộc diện phải kiểm tra thực tế bắt buộc.
Cơ chế kiểm tra 10% là một bước thăm dò nghiêm túc: nếu kết quả kiểm tra 10% không phát hiện bất kỳ sai phạm nào về Mã HS hay số lượng, lô hàng sẽ được thông quan. Tuy nhiên, nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm, tương tự như mức 5%, phạm vi kiểm tra sẽ được tăng cường lên mức cao hơn để xác minh và xử lý triệt để theo quy định.
Kiểm tra toàn bộ lô hàng (100%)
Đây là biện pháp kiểm soát tối đa, được áp dụng đối với những lô hàng có chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan trong quá khứ, hoặc đối với các mặt hàng thuộc danh mục cấm hoặc nhạy cảm cao có nguy cơ gian lận lớn.
Việc kiểm tra 100% không chỉ gây mất rất nhiều thời gian và chi phí bốc dỡ, lưu kho cho doanh nghiệp, mà còn thể hiện sự cảnh báo đỏ từ cơ quan chức năng về tính thiếu tuân thủ nghiêm trọng, buộc doanh nghiệp phải tuyệt đối minh bạch trong mọi khâu khai báo và vận hành.
Các nguyên nhân chính dẫn tới tờ khai bị luồng đỏ
Việc tờ khai bị phân vào luồng đỏ không phải là ngẫu nhiên, mà là kết quả của sự đánh giá nghiêm ngặt từ Hệ thống quản lý rủi ro của tổng cục hải quan. Luồng Đỏ được kích hoạt khi hệ thống phát hiện các dấu hiệu rủi ro cao nhất về khả năng tuân thủ pháp luật hải quan. Các nguyên nhân này thường được phân thành ba nhóm chính, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự kiểm soát chặt chẽ và chuyên nghiệp trong mọi hoạt động.
Rủi ro về lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp (rủi ro chủ quan)
Nhóm nguyên nhân này phản ánh trực tiếp mức độ tuân thủ và kinh nghiệm của doanh nghiệp trong quá trình giao dịch xuất nhập khẩu:
- Vi phạm pháp luật hải quan: Doanh nghiệp đã từng bị xử phạt hành chính về các hành vi vi phạm nghiêm trọng trong quá khứ, như: cố ý khai sai Mã HS để trốn thuế, khai sai trị giá hàng hóa hoặc gian lận về số lượng/chủng loại.
- Chậm nộp thuế, nợ thuế: Hồ sơ tài chính cho thấy doanh nghiệp có lịch sử chậm trễ hoặc đang nợ thuế, bị cưỡng chế thuế. Hệ thống sẽ ngay lập tức xếp doanh nghiệp này vào nhóm rủi ro cao do thiếu trách nhiệm tài chính.
- Tần suất khai bổ sung/hủy tờ khai cao: Dù đã hoàn thành, việc doanh nghiệp liên tục phải khai bổ sung hoặc hủy tờ khai với tần suất lớn cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp và sai sót trong quy trình nội bộ, làm giảm điểm tuân thủ.
Rủi ro về bản chất hàng hóa và chính sách (rủi ro khách quan)
Ngay cả khi doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt, bản chất của lô hàng vẫn có thể tự động kích hoạt luồng đỏ do tính nhạy cảm và nguy cơ vốn có:
- Hàng hóa có nguy cơ buôn lậu hoặc gian lận lớn: Các mặt hàng thuộc danh mục dễ bị lợi dụng để trốn thuế, buôn lậu, hoặc hàng cấm (ví dụ: các loại hóa chất độc hại, vật liệu nhạy cảm, hàng tiêu dùng có thuế suất đặc biệt cao).
- Trị giá hàng hóa bất thường: Giá khai báo của lô hàng quá thấp so với cơ sở dữ liệu giá tham chiếu của hải quan (giá tối thiểu) hoặc giá giao dịch của các lô hàng tương tự. Điều này thể hiện sự nghi ngờ về hành vi cố ý khai sai giá trị hàng hóa.
- Hàng hóa có Mã HS phức tạp, chưa có tiền lệ: Các mặt hàng mới, công nghệ cao, hoặc khó phân loại Mã HS có thể bị phân vào luồng đỏ để hải quan thực hiện kiểm tra thực tế nhằm xác định chính xác tính chất vật lý và hóa học của hàng hóa, tránh sai sót trong việc áp thuế.
Các yếu tố cảnh báo khác (rủi ro thông tin)
Ngoài lịch sử giao dịch hay bản chất hàng hóa, đôi khi nguồn thông tin bên ngoài cũng có thể là nguyên nhân khiến lô hàng bị đẩy vào luồng đỏ. Những yếu tố này thường liên quan đến các cảnh báo liên ngành hoặc rủi ro phát sinh từ tuyến đường và quốc gia giao dịch:
- Thông tin cảnh báo từ cơ quan chức năng: Lô hàng có thể bị phân luồng đỏ theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng khác (như công an, biên phòng, quản lý thị trường) do nghi ngờ liên quan đến hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc vấn đề về an ninh.
- Rủi ro từ quốc gia/tuyến đường vận chuyển: Hàng hóa có nguồn gốc từ các quốc gia đang bị áp dụng các biện pháp kiểm soát thương mại đặc biệt, hoặc đi qua các tuyến đường vận chuyển có lịch sử rủi ro cao.
Quy trình xử lý tờ khai hải quan bị vào luồng đỏ
Khi tờ khai hải quan bị hệ thống quản lý rủi ro phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình xử lý chuyên biệt và nghiêm ngặt để đảm bảo lô hàng được thông quan hợp pháp, nhanh nhất có thể. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, chuyên nghiệp giữa doanh nghiệp/đại lý hải quan và cơ quan hải quan.
Nộp và kiểm tra chi tiết hồ sơ chứng từ
Ngay sau khi nhận được kết quả phân luồng, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện bước đầu tiên, tập trung vào tính toàn vẹn của hồ sơ:
- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ giấy hoặc điện tử (tùy theo yêu cầu của chi cục hải quan) cho cán bộ được phân công. Hồ sơ bao gồm các chứng từ chính như Hóa đơn Thương mại, Hợp đồng, Vận đơn, C/O, và các giấy phép chuyên ngành liên quan.
- Kiểm tra Nghiệp vụ: Cán bộ hải quan sẽ tiến hành rà soát chuyên sâu toàn bộ hồ sơ để xác định tính hợp pháp, tính chính xác của Mã HS và trị giá Hải quan. Nếu phát hiện điểm bất thường hoặc thiếu sót, cán bộ sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung chứng từ ngay lập tức. Việc này là nguyên nhân chính kéo dài thời gian chờ đợi kiểm hóa.
Tiến hành kiểm hóa
Đây là bước bắt buộc và phức tạp nhất của quy trình luồng đỏ, thường được thực hiện sau khi hồ sơ chứng từ đã được chấp thuận hoặc song song với quá trình giải trình:
- Đăng ký và sắp xếp kiểm hóa: Doanh nghiệp (hoặc đại lý) phải đăng ký địa điểm và thời gian kiểm hóa với cơ quan hải quan tại cảng/kho bãi. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện việc đưa hàng hóa ra khỏi container/xe, bốc dỡ và tập kết tại khu vực quy định.
- Thực hiện kiểm hóa: Cán bộ hải quan sẽ trực tiếp kiểm tra thực tế hàng hóa, đối chiếu hàng hóa với nội dung khai báo trên tờ khai, đặc biệt tập trung vào chủng loại, số lượng, quy cách và xuất xứ để xác định chính xác Mã HS.
- Lập biên bản: Sau khi hoàn thành, cán bộ Hải quan và đại diện doanh nghiệp phải cùng ký xác nhận vào biên bản kiểm tra thực tế hàng hóa ghi rõ ràng kết quả kiểm tra (phù hợp hoặc có sai phạm).
Xử lý kết quả và thông quan
Tùy thuộc vào kết luận trong biên bản kiểm tra thực tế hàng hóa, lô hàng sẽ được xử lý theo hai hướng:
- Kết quả phù hợp (Không sai phạm): Nếu không phát hiện sai phạm, cán bộ hải quan sẽ kết thúc kiểm tra, ký xác nhận và chuyển trạng thái tờ khai sang thông quan (hoàn thành thủ tục hải quan). Doanh nghiệp có thể tiến hành lấy hàng.
- Kết quả sai phạm (Vi phạm): Nếu phát hiện sai phạm nghiêm trọng (khai sai Mã HS dẫn đến thiếu thuế, sai số lượng, hoặc hàng cấm), cán bộ sẽ lập biên bản vi phạm hành chính. Tờ khai sẽ bị tạm dừng thông quan để tiến hành các bước truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính, hoặc thậm chí chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra tùy theo mức độ nghiêm trọng. Doanh nghiệp chỉ có thể lấy hàng sau khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và xử lý theo quy định.
Hậu quả khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ
Khi tờ khai bị hệ thống hải quan phân vào luồng đỏ, đây là lúc doanh nghiệp phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng nhất trong chuỗi cung ứng. Hậu quả của luồng đỏ không chỉ giới hạn ở việc chậm trễ mà còn tác động sâu rộng đến chi phí, uy tín pháp lý cũng như khả năng hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.
Thiệt hại nghiêm trọng về thời gian và tiến độ
Hậu quả đầu tiên và dễ nhận thấy nhất là sự đình trệ toàn diện trong hoạt động logistics và sản xuất:
- Thời gian thông quan kéo dài: Việc kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) là quy trình tốn thời gian nhất. Thời gian này có thể kéo dài từ vài ngày đến hàng tuần, tùy thuộc vào số lượng hàng hóa, mức độ kiểm tra (5%, 10% hay 100%) và sự phức tạp trong việc bốc dỡ/tập kết hàng.
- Gián đoạn chuỗi cung ứng: Sự chậm trễ này gây ra tình trạng lỡ chuyến tàu/bay đối với hàng xuất khẩu và đứt gãy nguyên liệu đầu vào đối với hàng nhập khẩu, dẫn đến việc phải dừng sản xuất hoặc vi phạm cam kết giao hàng với đối tác quốc tế.
Gia tăng đột biến chi phí vận hành
Luồng đỏ khiến doanh nghiệp phải chịu nhiều khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến, tạo gánh nặng tài chính lớn:
- Chi phí lưu kho/lưu bãi: Hàng hóa bị giữ lại chờ kiểm hóa tại cảng hoặc kho bãi sẽ phải chịu các khoản phí lưu container và phí lưu bãi từ hãng tàu và bãi container với mức phí lũy tiến rất cao.
- Chi phí bốc dỡ và kiểm hóa: Doanh nghiệp phải chịu chi phí nhân công, xe nâng, các dịch vụ đi kèm để di chuyển, bốc dỡ hàng hóa phục vụ công tác kiểm tra thực tế theo yêu cầu của hải quan.
- Chi phí nhân sự và giải trình: Tốn kém nguồn lực cho nhân sự nghiệp vụ phải dành toàn bộ thời gian để chuẩn bị hồ sơ, giải trình tại chi cục, cũng như giám sát quá trình kiểm hóa tại hiện trường.
Hệ quả pháp lý và ảnh hưởng lâu dài
Đây là hậu quả nghiêm trọng nhất, tác động đến vị thế và uy tín của doanh nghiệp:
- Nguy cơ bị xử phạt và truy thu thuế: Nếu kết quả kiểm hóa phát hiện sai phạm (khai sai Mã HS, trị giá, số lượng), doanh nghiệp không chỉ phải nộp bổ sung (truy thu) thuế mà còn phải chịu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật hải quan.
- Hồ sơ rủi ro cao: Một khi đã bị phân luồng đỏ và phát hiện vi phạm, điểm số tuân thủ của doanh nghiệp sẽ bị giảm mạnh. Điều này khiến các lô hàng tiếp theo có nguy cơ cao tiếp tục bị giám sát chặt chẽ, thậm chí là tái diễn luồng đỏ, gây khó khăn kéo dài trong hoạt động XNK.
- Giảm uy tín của doanh nghiệp: Việc bị tạm giữ hàng hóa và xử phạt công khai có thể làm tổn hại nghiêm trọng đến hình ảnh và độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý nhà nước.
Các lưu ý giúp giảm tỉ lệ bị luồng đỏ hải quan
Để tối ưu hóa quy trình thông quan và giảm thiểu nguy cơ bị phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần chuyển từ trạng thái bị động sang chủ động quản lý rủi ro.
Nâng cao chất lượng hồ sơ tuân thủ (kiểm soát chủ quan)
Mục tiêu cốt lõi là xây dựng một "Hồ sơ tuân thủ tốt" để tăng điểm tín nhiệm trong hệ thống quản lý rủi ro:
- Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối: Luôn thực hiện kiểm tra chéo giữa bộ phận kế toán, kinh doanh và XNK để đảm bảo dữ liệu khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS phải đồng bộ 100% với các chứng từ gốc (Invoice, Hợp đồng, C/O). Tránh mọi sai sót về số liệu, đơn vị tính, hoặc mô tả hàng hóa.
- Xác định mã HS chuẩn xác: Doanh nghiệp cần có năng lực phân loại mã HS chuyên sâu ngay từ đầu, đặc biệt với các mặt hàng mới hoặc phức tạp. Nếu cần thiết, chủ động xin ý kiến phân loại trước từ cơ quan hải quan để loại bỏ mọi nghi ngờ về việc khai sai mã HS nhằm trốn thuế.
- Minh bạch trị giá hải quan: Chuẩn bị sẵn các tài liệu chứng minh phương pháp xác định trị giá hải quan cho các lô hàng có giá trị dễ gây nghi ngờ (ví dụ: giao dịch nội bộ, giảm giá lớn). Luôn khai báo trị giá hợp lý so với giá thị trường và giá tham chiếu của hải quan.
Quản lý rủi ro hệ thống và vận hành
Áp dụng các biện pháp quản lý nghiệp vụ để giảm thiểu các yếu tố rủi ro hành chính:
- Tuân thủ thuế và tài chính: Nộp thuế đúng hạn và tránh để phát sinh nợ thuế. Lịch sử thanh toán "sạch" là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao điểm tín nhiệm và tránh bị phân luồng đỏ do rủi ro tài chính.
- Hạn chế khai bổ sung: Cố gắng hoàn tất tờ khai với thông tin chính xác ngay từ lần đầu. Việc thường xuyên khai bổ sung hoặc hủy tờ khai là dấu hiệu cho thấy quy trình nội bộ thiếu chuyên nghiệp, trực tiếp làm giảm điểm rủi ro của doanh nghiệp.
- Quản lý hàng hóa nhạy cảm: Đối với các mặt hàng thuộc danh mục dễ bị kiểm hóa (phế liệu, hóa chất, hàng tiêu dùng có thuế suất cao), doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý (giấy phép, công bố chất lượng) trước khi hàng về đến cảng.
Hướng đến mục tiêu "Tuân thủ tốt" (chiến lược dài hạn)
Về dài hạn, chiến lược tốt nhất là xây dựng hồ sơ doanh nghiệp trở thành nhóm "Tuân thủ tốt" để hướng đến luồng xanh:
- Chủ động đào tạo nhân sự: Thường xuyên tổ chức các khóa huấn luyện nội bộ hoặc thuê chuyên gia để cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất về hải quan và chính sách mặt hàng cho đội ngũ XNK. Chuyên môn hóa nhân sự giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
- Cân nhắc chương trình AEO: Hướng tới tham gia Chương trình Doanh nghiệp Ưu tiên (AEO) . Mặc dù đây là một quá trình đánh giá khắt khe, nhưng khi đạt được danh hiệu này, doanh nghiệp sẽ được hưởng gần như đặc quyền luồng xanh, loại bỏ hầu hết các nguy cơ bị luồng đỏ.
Hiểu rõ luồng đỏ hải quan là gì và cách thức vận hành của nó là bước đầu tiên để giảm thiểu rủi ro trong thương mại quốc tế. Để đảm bảo lô hàng của Quý vị luôn được thông quan nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối, hãy để SNQ Global Logistics đồng hành cùng bạn xây dựng một chiến lược tuân thủ toàn diện và hiệu quả.
