Đơn hàng đã được thông quan là gì? Liệu có phải chỉ là thông báo về trạng thái đơn thuần của đơn hàng? Thực tế, đây là dấu hiệu cho thấy lô hàng của bạn đã hoàn tất mọi thủ tục pháp lý, sẵn sàng vượt qua biên giới và chuẩn bị đến tay người nhận. Tuy nhiên để đạt được điều này, doanh nghiệp của bạn cần phải vượt qua quy trình thông quan với nhiều thủ tục phức tạp. Thấu hiểu vấn đề này, SNQ Global Logistics mang đến cho bạn thông tin chuyên sâu, toàn diện để bạn có thể nắm bắt vấn đề một cách đầy đủ nhất.
Đơn hàng đã được thông quan là gì?
Đơn hàng đã được thông quan là thuật ngữ hải quan dùng để chỉ một lô hàng đã hoàn tất mọi thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết và được cấp phép để lưu thông.
Cụ thể, việc này bao gồm:
- Khai báo đầy đủ và chính xác: Doanh nghiệp đã cung cấp mọi thông tin về hàng hóa, giá trị, các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan.
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Toàn bộ các loại thuế, phí và lệ phí hải quan (nếu có) đã được thanh toán đầy đủ.
- Được kiểm tra và xác nhận: Hàng hóa đã trải qua quy trình kiểm tra của hải quan, được xác nhận đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu, không vi phạm quy định pháp luật.
- Nói một cách đơn giản, khi đơn hàng của bạn nhận được trạng thái "đã được thông quan", nghĩa là nó đã vượt qua "cánh cửa" hải quan, sẵn sàng để tiếp tục hành trình đến tay người nhận.
Quy trình thông quan hàng hóa diễn ra như thế nào?
Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là một trong những giai đoạn phức tạp và thử thách nhất trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, khi nắm rõ từng bước, quy trình này sẽ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát hơn. Về cơ bản, quá trình thông quan diễn ra theo bốn bước cốt lõi sau:
Khai báo hải quan và nộp hồ sơ
Đây là bước khởi đầu. Khi hàng hóa đến cửa khẩu (đường bộ, đường biển, hay đường hàng không), doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics được ủy quyền sẽ tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống điện tử. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các chứng từ pháp lý quan trọng như: hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói hàng hóa và các loại giấy phép chuyên ngành (nếu có). Việc khai báo đầy đủ, chính xác là nền tảng để tránh các rủi ro cũng như sai sót không đáng có.
Phân luồng tờ khai (phân tích rủi ro)
Sau khi khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động phân loại hồ sơ thành ba luồng dựa trên mức độ rủi ro, giống như một hệ thống đèn giao thông:
- Luồng Xanh: Tờ khai được hệ thống tự động thông quan mà không cần kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa thực tế. Đây là luồng ưu tiên dành cho các doanh nghiệp uy tín, có lịch sử tuân thủ pháp luật tốt.
- Luồng Vàng: Cần kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy tờ. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu các thông tin khai báo với chứng từ gốc để xác nhận tính chính xác.
- Luồng Đỏ: Đây là luồng có rủi ro cao nhất. Cả hồ sơ lẫn hàng hóa đều sẽ bị kiểm tra thực tế. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra số lượng, chủng loại, mã số và các đặc điểm khác của hàng hóa để đảm bảo chúng hoàn toàn trùng khớp với thông tin đã khai báo.
Hoàn thành nghĩa vụ tài chính
Sau khi tờ khai được chấp nhận và phân luồng, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ đóng thuế, các loại phí hải quan theo quy định. Việc thanh toán phải được hoàn tất trước khi hàng hóa được phép rời khỏi khu vực giám sát hải quan.
Quyết định thông quan và nhận hàng
Sau khi tất cả các bước trên đã hoàn tất – tờ khai được duyệt, hàng hóa được kiểm tra (nếu cần), nghĩa vụ tài chính đã được thanh toán – cơ quan hải quan sẽ chính thức ra quyết định thông quan. Lúc này, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục để nhận hàng và đưa hàng hóa vào thị trường.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thông quan
Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao một lô hàng có thể được thông quan chỉ trong vài giờ, trong khi một lô khác lại mất nhiều ngày, thậm chí cả tuần? Thời gian thông quan nhanh hay chậm không phụ thuộc vào may rủi, mà chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Việc nắm rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và tối ưu hóa quy trình logistics của mình.
Yếu tố về hồ sơ và chứng từ
Đây là yếu tố phổ biến và dễ kiểm soát nhất. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác là điều kiện tiên quyết cho một quy trình thông quan suôn sẻ. Ngược lại, những thiếu sót, sai lệch dù nhỏ cũng có thể gây trì hoãn nghiêm trọng:
- Thiếu sót hoặc sai lệch thông tin: Thông tin trên hóa đơn thương mại không khớp với vận đơn, hoặc thiếu các chứng từ cần thiết như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu...
- Sai mã HS: Việc khai báo sai mã HS – mã phân loại hàng hóa quốc tế – có thể dẫn đến việc tính sai thuế hoặc vi phạm quy định nhập khẩu, buộc phải điều chỉnh, gây tốn thời gian.
Yếu tố về bản chất hàng hóa
Loại hàng hóa bạn nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian kiểm tra:
- Hàng hóa thông thường: Các mặt hàng không thuộc danh mục đặc biệt, có rủi ro thấp, thường được thông quan nhanh chóng.
- Hàng hóa đặc thù: Các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế, mỹ phẩm, hoặc hàng hóa thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt sẽ yêu cầu thêm giấy phép, quy trình kiểm tra cũng gắt gao hơn, từ đó làm kéo dài thời gian thông quan.
Yếu tố từ quy trình hải quan
Như đã phân tích ở nội dung trên, hệ thống hải quan sẽ phân luồng tờ khai dựa trên mức độ rủi ro và đây là yếu tố then chốt quyết định tốc độ. Nếu lô hàng của bạn được phân vào luồng xanh, thời gian thông quan sẽ diễn ra nhanh chóng. Nhưng nếu phân vào luồng vàng hay đỏ, đặc biệt là luồng đỏ, thời gian thông quan có thể káo dài.
Yếu tố khác
Bên cạnh các yếu tố trên, một số nguyên nhân khách quan cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ:
- Khối lượng hàng hóa tại cửa khẩu: Vào các thời điểm cao điểm như lễ, Tết, lượng hàng hóa tăng đột biến có thể gây quá tải cho hệ thống, làm chậm trễ toàn bộ quy trình.
- Vấn đề kỹ thuật: Sự cố trên hệ thống khai báo điện tử cũng có thể làm gián đoạn việc xử lý hồ sơ.
Làm gì khi đơn hàng bị giữ lại hoặc gặp vấn đề trong quá trình thông quan?
Việc một lô hàng bị giữ lại tại cửa khẩu là tình huống không ai mong muốn, nhưng đây lại là vấn đề khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thay vì hoảng loạn, việc chủ động nắm bắt thông tin và thực hiện các bước cần thiết sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí không đáng có.
Bình tĩnh và xác định nguyên nhân
Điều đầu tiên bạn cần làm là bình tĩnh và tìm hiểu lý do cụ thể. Các nguyên nhân phổ biến khiến đơn hàng bị giữ lại bao gồm:
- Thiếu hoặc sai sót hồ sơ: Một chứng từ quan trọng bị thiếu (ví dụ: hóa đơn, phiếu đóng gói) hoặc thông tin trên hồ sơ không chính xác.
- Hàng hóa cần kiểm tra thực tế: Lô hàng bị phân vào luồng đỏ, yêu cầu phải mở container để kiểm tra chi tiết.
- Thuế và phí chưa được thanh toán: Nghĩa vụ tài chính liên quan đến lô hàng chưa được hoàn tất.
- Vi phạm quy định: Hàng hóa thuộc danh mục cấm, hạn chế nhập khẩu, hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên ngành.
Liên hệ với đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan
Đây là bước hành động quan trọng nhất. Đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan của bạn là cầu nối trực tiếp với cơ quan hải quan và có kinh nghiệm xử lý các tình huống này. Hãy cung cấp cho họ đầy đủ thông tin về lô hàng (số vận đơn, loại hàng, v.v.) để họ có thể xác minh chính xác nguyên nhân cũng như tư vấn giải pháp.
Chuẩn bị hồ sơ bổ sung và giải trình
Dựa trên nguyên nhân đã xác định, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ hoặc thông tin cần thiết. Nếu thiếu chứng từ, hãy bổ sung ngay lập tức. Nếu có sai sót, bạn có thể phải làm thủ tục khai báo bổ sung. Trong một số trường hợp, bạn sẽ phải viết văn bản giải trình chi tiết về lô hàng, mục đích sử dụng hoặc các vấn đề liên quan để hải quan có đủ cơ sở xem xét.
Phối hợp và theo dõi sát sao
Sau khi đã nộp hồ sơ bổ sung, hãy tiếp tục phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận chuyển và theo dõi tình trạng đơn hàng. Việc liên tục cập nhật thông tin giúp bạn nắm được tiến độ xử lý và kịp thời giải quyết các yêu cầu phát sinh.
Việc hiểu đúng đơn hàng đã được thông quan là gì không chỉ là nắm bắt một thuật ngữ, mà còn là nắm quyền chủ động trong mọi giao dịch thương mại quốc tế. Đây là minh chứng cho sự minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp của lô hàng. Với kinh nghiệm chuyên sâu cùng sự hỗ trợ tận tâm, SNQ Global Logistics cam kết biến những thủ tục phức tạp thành một trải nghiệm dễ dàng, liền mạch, đảm bảo mỗi lô hàng được thông quan thành công.
