Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan chính là con đường dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý và chi phí phạt không đáng có, đe dọa trực tiếp sự ổn định của chuỗi cung ứng. Do đó việc nhận diện và ngăn chặn các sai sót nhỏ ngay từ đầu là điều quan trọng để duy trì tốc độ cung ứng, cũng như đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Với kinh nghiệm chuyên sâu, SNQ Global Logistics sẽ mang đến cho bạn thông tin đầy đủ, chi tiết về vấn đề này ở bài viết bên dưới. Mời bạn theo dõi!
Tầm quan trọng của việc khai báo hải quan chính xác
Khai báo hải quan không chỉ là thủ tục hành chính, mà là hành động pháp lý có tầm quan trọng chiến lược, quyết định trực tiếp đến sự tuân thủ, chi phí và tính liên tục của chuỗi cung ứng. Việc đảm bảo độ chính xác tuyệt đối trong mỗi tờ khai là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động bền vững trên thị trường quốc tế.
Bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý và chi phí phạt
Sai sót trong khai báo hải quan, dù là vô tình, đều bị coi là vi phạm và có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Khai báo chính xác là biện pháp phòng vệ cốt lõi giúp ngăn chặn truy thu và phạt hành chính. Khai báo sai về mã HS (dẫn đến sai thuế suất) hoặc trị giá hàng hóa (gây nghi ngờ về hành vi trốn thuế) sẽ khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế và chịu các mức phạt hành chính cao. Khai báo chính xác giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ tuân thủ minh bạch, tránh được nguy cơ bị xem xét ở mức độ hình sự đối với các hành vi gian lận quy mô lớn.
Đảm bảo tốc độ thông quan và tối ưu hóa logistics
Độ chính xác của tờ khai là yếu tố quan trọng quyết định kết quả phân luồng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ lưu thông hàng hóa cũng như chi phí vận hành:
- Tăng tỷ lệ luồng xanh. Một tờ khai chính xác, không có dấu hiệu bất thường về rủi ro, sẽ được hệ thống quản lý rủi ro ưu tiên phân vào luồng xanh, giúp hàng hóa được thông quan gần như tức thì.
- Giảm chi phí phát sinh: Khai báo chính xác giúp tránh bị phân vào luồng vàng/đỏ. Điều này giảm thiểu chi phí và thời gian cho việc kiểm tra hồ sơ giấy, kiểm tra thực tế, và quan trọng nhất là loại bỏ các chi phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) do chậm trễ.
Xây dựng vị thế tuân thủ và lợi thế cạnh tranh
Việc duy trì kỷ luật khai báo chính xác là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao vị thế trong mắt cơ quan quản lý và đối tác quốc tế:
- Củng cố độ tin cậy: Hồ sơ tuân thủ tuyệt đối là tiền đề để doanh nghiệp được xem xét công nhận là Doanh nghiệp Ưu tiên (AEO), từ đó được hưởng cơ chế thông quan đặc biệt và giảm thiểu tối đa sự can thiệp của Hải quan.
- Hợp tác bền vững: Khách hàng quốc tế luôn ưu tiên làm việc với các đơn vị có quy trình logistics đáng tin cậy, ít bị gián đoạn. Khai báo chính xác đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru, tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài trên thị trường toàn cầu.
Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan
Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, một sai sót nhỏ trong tờ khai cũng có thể gây ra chậm trễ, phát sinh chi phí phạt và ảnh hưởng đến tính tuân thủ pháp luật dài hạn của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình thông quan, việc nhận diện và phòng ngừa các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan là vô cùng cần thiết.
Nhóm lỗi về chứng từ và thông tin hàng hóa
Đây là nhóm lỗi cơ bản nhưng lại là nguyên nhân hàng đầu khiến tờ khai bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ do hệ thống quản lý rủi ro không thể xác minh được tính chính xác của giao dịch. Các lỗi phổ biến bao gồm:
- Sai lệch chứng từ: Thường gặp là việc thiếu các giấy tờ bắt buộc như giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, chứng thư kiểm tra chất lượng (ví dụ: QCVN), hoặc lỗi sai lệch thông tin giữa các chứng từ gốc (Invoice, Packing List, B/L) về số lượng, tên hàng, hoặc trọng lượng.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng: Tên hàng trên tờ khai được mô tả quá chung chung, không đủ chi tiết về vật liệu, công dụng hoặc cấu tạo để cán bộ hải quan xác định chính xác mã HS hoặc chính sách quản lý mặt hàng.
Nhóm lỗi về mã HS Code và trị giá hải quan
Đây là nhóm lỗi nghiêm trọng nhất vì chúng liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, có thể dẫn đến truy thu và phạt nặng, thậm chí là truy cứu trách nhiệm pháp lý nếu bị coi là hành vi gian lận:
- Xác định sai mã HS (HS Code): Đây là lỗi thường gặp nhất do sự phức tạp của biểu thuế. Việc xác định sai Mã HS dẫn đến sai thuế suất (thuế nhập khẩu, VAT) hoặc sai chính sách mặt hàng (bỏ qua giấy phép chuyên ngành), là hành vi bị xem xét rất kỹ lưỡng.
- Khai báo sai trị giá hải quan: Trị giá khai báo thấp hơn trị giá giao dịch thực tế hoặc thấp hơn mức giá tham chiếu của Hải quan (Trị giá tham chiếu) nhằm mục đích trốn thuế. Đây là lỗi có yếu tố gian lận, khiến tờ khai dễ dàng bị phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ và bị kiểm tra sau thông quan.
Nhóm lỗi về kỹ thuật trên hệ thống E-Customs (VNACCS/VCIS)
Các lỗi này liên quan đến quá trình nhập liệu và truyền tờ khai lên Hệ thống thông quan điện tử quốc gia VNACCS/VCIS:
- Nhập sai chỉ tiêu thông tin: Lỗi nhập sai các chỉ tiêu quan trọng như Mã loại hình, Mã đơn vị tính, hoặc Chỉ tiêu thanh toán trên hệ thống. Dù là lỗi kỹ thuật, chúng vẫn khiến tờ khai bị trả về, gây lãng phí thời gian và làm tăng nguy cơ bị hệ thống đánh giá là có rủi ro về khai báo.
- Lỗi về thời điểm khai báo: Khai báo quá sớm (khi hàng chưa cập cảng) hoặc quá muộn (gần hết thời hạn quy định), dẫn đến áp dụng sai quy định hoặc làm chậm quá trình thông quan theo đúng thời gian.
Các lưu ý giúp giảm thiểu rủi ro khi khai báo hải quan
Để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ, không phát sinh chi phí phạt và duy trì tỷ lệ luồng xanh cao, doanh nghiệp cần áp dụng chiến lược quản lý rủi ro chủ động ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ. Giảm thiểu rủi ro khi khai báo hải quan là cốt lõi để xây dựng tính tuân thủ bền vững, mang lại lợi thế cạnh tranh dài hạn.
Tăng cường quy trình kiểm soát nội bộ
Rủi ro lớn nhất thường đến từ sự thiếu nhất quán trong nội bộ. Thiết lập kỷ luật kiểm tra chéo là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất:
- Kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu: Cần thiết lập quy trình kiểm tra chéo, yêu cầu bộ phận thứ hai kiểm tra độc lập toàn bộ thông tin trên tờ khai so với chứng từ gốc (Invoice, B/L) trước khi truyền dữ liệu. Đồng thời, đối với các mặt hàng lặp lại, cần xây dựng một bộ dữ liệu chuẩn hóa về mã HS và mô tả hàng hóa để đảm bảo sự đồng nhất tuyệt đối, tránh kích hoạt cảnh báo rủi ro.
- Lưu trữ hồ sơ thông minh: Chủ động phân loại và lưu trữ hồ sơ chứng từ hải quan theo hệ thống logic, dễ truy xuất, nhằm phục vụ nhanh chóng cho việc kiểm tra hồ sơ giấy (Luồng vàng) hoặc đối phó với kiểm tra sau thông quan.
Đảm bảo tuyệt đối các yếu tố rủi ro cao (HS và trị giá)
Hai yếu tố mã HS và trị giá hải quan là tâm điểm của mọi kiểm tra rủi ro vì chúng liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, cần được xử lý với mức độ chuyên môn cao nhất:
- Xác định mã HS có cơ sở pháp lý: Không chỉ dựa vào kinh nghiệm, mà cần tham chiếu đến thông tư, công văn, và các án lệ phân loại của hải quan. Trong trường hợp phức tạp, nên chủ động làm thủ tục xác định trước mã số tại tổng cục hải quan để có căn cứ pháp lý vững chắc cho việc áp thuế.
- Hợp lý hóa trị giá khai báo: Đảm bảo trị giá khai báo phù hợp với phương pháp xác định trị giá hải quan (theo WTO). Nếu có giao dịch đặc biệt (giảm giá, khuyến mại), cần có chứng từ giải trình chi tiết để tránh bị hệ thống so sánh với trị giá tham chiếu và nghi ngờ gian lận.
Tận dụng chuyên môn bên ngoài và chủ động tuân thủ
Hợp tác với các đơn vị logistics chuyên nghiệp là cách nhanh nhất để cập nhật kiến thức và giảm tải gánh nặng tuân thủ:
- Tham vấn chuyên gia và rà soát: Hợp tác với các đơn vị dịch vụ logistics uy tín (như SNQ Global Logistics) có kinh nghiệm sâu về thủ tục hải quan và quản lý rủi ro để rà soát chứng từ trước khi khai báo chính thức.
- Chủ động khai bổ sung: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã truyền tờ khai nhưng trước khi thông quan, doanh nghiệp cần chủ động khai bổ sung hoặc điều chỉnh. Hành động này được đánh giá cao hơn rất nhiều so với việc để Hải quan phát hiện sai sót, giúp doanh nghiệp duy trì mức độ tuân thủ tốt.
Tóm lại, việc nắm rõ và tránh được các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan là chìa khóa để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các mức phạt và chậm trễ. Đừng để những sai sót nghiệp vụ làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy để SNQ Global Logistics trở thành đối tác tin cậy, cung cấp giải pháp khai báo chính xác tuyệt đối, đảm bảo mọi lô hàng được thông quan suôn sẻ.
