Báo cáo quyết toán hải quan không đơn thuần chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là yếu tố thể hiện sự minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trong bối cảnh quản lý hải quan ngày càng siết chặt, việc lập báo cáo chính xác, đầy đủ, đúng hạn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế, cũng như các khoản phạt nặng. SNQ Global Logistics hiểu rõ thách thức này, sẵn sàng cung cấp những thông tin chuyên sâu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro liên quan.
Báo cáo quyết toán hải quan là gì?
Báo cáo quyết toán hải quan là một văn bản tổng hợp chi tiết về tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu. Cụ thể, báo cáo này sẽ đối chiếu lượng nguyên liệu đã nhập với lượng sản phẩm đã xuất khẩu, làm cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, xác định tính hợp lệ của việc miễn thuế và hoàn thuế.
Đây là báo cáo bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Các doanh nghiệp nào cần làm báo cáo quyết toán hải quan?
Việc nắm rõ đối tượng và bản chất của báo cáo này là chìa khóa để doanh nghiệp bạn tuân thủ pháp luật, tránh những rủi ro về thuế và các khoản phạt không đáng có.
Báo cáo quyết toán hải quan là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động theo các loại hình sau:
- Doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu: Nhập khẩu nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa, sau đó xuất khẩu sản phẩm hoàn chỉnh ra nước ngoài.
- Doanh nghiệp gia công: Nhận nguyên vật liệu từ đối tác nước ngoài để gia công, sau đó tái xuất thành phẩm.
- Doanh nghiệp chế xuất: Hoạt động trong khu chế xuất, chuyên sản xuất hàng hóa để xuất khẩu ra nước ngoài.
Những loại hình doanh nghiệp này được hưởng chính sách miễn thuế nhập khẩu nguyên vật liệu. Do đó, báo cáo quyết toán hải quan đóng vai trò là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh với cơ quan hải quan rằng số lượng nguyên vật liệu đã nhập khẩu thực sự đã được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm xuất khẩu, dựa trên định mức tiêu hao đã đăng ký.
Những quy định về báo cáo quyết toán hải quan mới cần biết
Nắm bắt kịp thời các quy định về báo cáo quyết toán hải quan là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn tránh được rủi ro pháp lý một cách hiệu quả.
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán hải quan
Theo Khoản 39, Điều 1, Thông tư 39/2018/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo được quy định rất rõ ràng:
- Thời hạn cố định: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Các trường hợp đặc biệt: Phải nộp trước khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục như hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, hoặc chuyển địa điểm làm thủ tục nhập khẩu nguyên liệu.
- Lời khuyên: Hãy lên kế hoạch chuẩn bị và lập báo cáo sớm, tránh đợi đến sát hạn chót. Việc này giúp bạn có đủ thời gian để kiểm tra, rà soát lại số liệu và xử lý các vấn đề phát sinh.
Quy định về việc sửa đổi, bổ sung báo cáo
Căn cứ theo Điểm b, Khoản 39, Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp được phép:
- Sửa đổi trong vòng 60 ngày: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày nộp báo cáo, nếu phát hiện sai sót, bạn được phép sửa đổi và nộp lại mà không bị xử phạt. Tuy nhiên, việc sửa đổi phải được thực hiện trước khi cơ quan hải quan có quyết định kiểm tra.
- Sửa đổi sau 60 ngày: Nếu phát hiện sai sót sau 60 ngày hoặc sau khi có quyết định kiểm tra, bạn vẫn có thể sửa đổi nhưng sẽ phải đối mặt với các mức xử phạt theo quy định của pháp luật.
Mức xử phạt khi chậm nộp báo cáo quyết toán
Nếu không nộp báo cáo đúng hạn, doanh nghiệp sẽ phải chịu các hình thức xử lý vi phạm hành chính. Mức phạt được quy định cụ thể tại Khoản 3, Điều 7, Nghị định 128/2020/NĐ-CP:
- Đối với tổ chức: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Đối với cá nhân: Mức phạt sẽ bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức.
Phần mềm báo cáo quyết toán hải quan phổ biến hiện nay
Để tối ưu hóa quy trình quản lý số liệu và lập báo cáo quyết toán hải quan một cách chính xác, việc lựa chọn một phần mềm chuyên dụng là vô cùng cần thiết. Hiện nay, một trong những giải pháp được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tin dùng hàng đầu chính là phần mềm ECUS5 VNACCS của Công ty Thái Sơn.
Không chỉ là một công cụ để khai báo hải quan điện tử thông thường, ECUS5 VNACCS còn là một hệ thống toàn diện, giúp doanh nghiệp:
- Quản lý và xử lý số liệu: Tự động tổng hợp và đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp việc quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm trở nên minh bạch và chính xác.
- Lập báo cáo tự động: Hỗ trợ lập các biểu mẫu báo cáo quyết toán theo đúng quy định của cơ quan hải quan, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Truyền thông tin trực tuyến: Kết nối trực tiếp với Tổng cục Hải quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng nộp báo cáo, tiếp nhận phản hồi và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
Các bước làm báo cáo quyết toán hải quan
Cách làm báo cáo quyết toán hải quan không chỉ là một chuỗi các công việc hành chính, mà là một quy trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và tính chính xác cao. Để đảm bảo báo cáo được nộp đúng hạn, hợp lệ, bạn cần thực hiện theo các bước chuyên nghiệp dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị số liệu - Nền tảng của báo cáo
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định tính chính xác của toàn bộ báo cáo.
- Phối hợp liên phòng ban: Thu thập và tổng hợp số liệu từ các bộ phận liên quan như kho (phiếu nhập, xuất kho), kế toán (sổ sách, báo cáo tài chính) và xuất nhập khẩu (tờ khai, chứng từ).
- Thống nhất dữ liệu: Đối chiếu và thống nhất các số liệu tồn kho, lượng nhập, xuất, tồn cuối kỳ. Điều này giúp tránh được sự sai lệch giữa số liệu thực tế, số liệu trên sổ sách.
Bước 2: Lập báo cáo quyết toán và hồ sơ chứng từ
Sau khi đã có số liệu chính xác, bạn sẽ tiến hành lập báo cáo và chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Các chứng từ cốt lõi gồm:
- Hồ sơ nhập khẩu/xuất khẩu: Tờ khai hải quan, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn.
- Định mức: Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã được đăng ký với hải quan và các điều chỉnh (nếu có).
- Sổ sách nội bộ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ xử lý phế liệu, phế phẩm, chứng từ chứng minh đã xử lý nguyên vật liệu dư thừa.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính và các hạch toán kế toán liên quan để đối chiếu.
Bước 3: Nộp báo cáo và giải trình khi có yêu cầu
Báo cáo quyết toán và bộ hồ sơ chứng từ sẽ được nộp lên cơ quan hải quan qua hệ thống điện tử. Sau đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị tinh thần để giải trình và cung cấp thêm thông tin nếu cơ quan hải quan có yêu cầu kiểm tra. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ bước đầu sẽ giúp bạn tự tin hơn trong khâu này.
Có nên thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan không?
Quyết định tự làm hay thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan phụ thuộc vào sự cân nhắc giữa chi phí và rủi ro của doanh nghiệp:
- Tự làm (nếu có đủ năng lực): Giúp tiết kiệm chi phí, nhưng đi kèm rủi ro sai sót cao nếu nhân sự thiếu kinh nghiệm, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế và phạt hành chính.
- Thuê dịch vụ: Là một khoản đầu tư vào sự an toàn và hiệu quả. Các chuyên gia sẽ đảm bảo báo cáo chính xác, tuân thủ pháp luật, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian, nhân lực để tập trung vào kinh doanh.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và bền vững, việc hoàn thiện hồ sơ báo cáo quyết toán hải quan một cách chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. SNQ Global Logistics với sự am hiểu sâu rộng, cũng có nhiều kinh nghiệm thực tế liên quan đến báo cáo hải quan, cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp bạn tuân thủ quy định pháp luật, tối đa hóa hiệu quả hoạt động.
